Branche
AI-automatisering voor groothandels
Groothandels automatiseren met AI vooral de orderstroom en de binnendienst: bestellingen uit mail en pdf automatisch inlezen in het ERP, prijslijsten van leveranciers verwerken, vragen over levertijd beantwoorden en facturen inboeken. Je huidige ERP blijft gewoon staan — de AI-workflow werkt eromheen en je team controleert de uitzonderingen.
- Mail- en pdf-orders automatisch als concept-order in je ERP
- Leveranciersprijslijsten verwerkt zonder overtypwerk
- Vragen over levertijd en voorraad automatisch voorbereid
- Facturen en aanmaningen volgens jullie vaste beleid
Nog niet klaar om iets in te sturen? Doe eerst de gratis AI-check — klaar in 1 minuut.
Waar het bij groothandels vastloopt
Orders worden overgetypt
Bestellingen komen binnen via mail, pdf en telefoon. De binnendienst typt ze regel voor regel over in het ERP — met fouten als gevolg.
Prijslijsten in Excel
Elke leverancier stuurt zijn eigen formaat. Prijzen en artikelen bijwerken is dagenwerk en loopt vaak achter.
Zelfde vragen, elke dag
Wat is de levertijd, is dit op voorraad, waar blijft mijn order? De binnendienst beantwoordt ze stuk voor stuk met de hand.
Facturatie en debiteuren blijven liggen
Inkoopfacturen inboeken en herinneringen sturen schiet erbij in als het druk is. Dat kost marge en cashflow.
Wat groothandels als eerste automatiseren
Orderinvoer uit mail en pdf
AI leest bestellingen uit, matcht artikelnummers en klantgegevens en zet een concept-order klaar in het ERP.
Prijslijsten verwerken
Nieuwe leverancierslijsten worden vergeleken met je huidige data. Wijzigingen staan klaar ter controle, in plaats van handmatig zoekwerk.
Vragen over voorraad en levertijd
Concept-antwoorden op basis van je actuele voorraad- en orderdata, klaar om te versturen door de binnendienst.
Inkoopfacturen inboeken
Facturen worden uitgelezen, gematcht met de order en klaargezet in de boekhouding. Alleen afwijkingen komen bij een collega.
Productdata richting klanten
Assortimentsdata verrijkt en klaargezet voor je bestelportaal of webshop, zodat klanten zelf kunnen bestellen.
Zo werkt het in de praktijk
- 01 StapEén orderstroom als startWe beginnen bij de stroom die het meest tijd kost, meestal de mail- en pdf-orders. De rest verandert nog niet.
- 02 StapKoppelen met ERP en mailboxDe workflow leest mee met de orders-mailbox en praat via een koppeling met je ERP of boekhouding.
- 03 StapAI leest en matchtArtikelnummers, aantallen en afleveradressen worden herkend en gematcht met je stamdata. Twijfelgevallen worden gemarkeerd.
- 04 StapControle door de binnendienstConcept-orders staan klaar ter bevestiging. Wat niet klopt of onduidelijk is, gaat automatisch naar een collega.
- 05 StapUitbreiden per procesLoopt de orderinvoer goed, dan volgen prijslijsten, facturen of klantvragen. Stap voor stap, op jullie tempo.
Sluit aan op je bestaande systemen
Voorbeelden van systemen waar automations vaak omheen worden gebouwd. Geen partner- of klantclaims.
Waarom dit werkt voor groothandels
Geen nieuw ERP nodig
De automatisering werkt om je huidige systemen heen. Je vervangt niets, je haalt er alleen het handwerk tussenuit.
Uitzonderingen naar een mens
Onduidelijke orders of afwijkende facturen gaan altijd naar de binnendienst. AI doet het standaardwerk, mensen de randgevallen.
Klein beginnen
Start met één orderstroom of één leverancier. Zodra het bewezen werkt, breid je uit — zonder groot project vooraf.
Gerelateerde onderwerpen
Veelgestelde vragen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, kort en eerlijk beantwoord.
Werkt dit met ons ERP-pakket?
Meestal wel. Systemen als Exact Online en AFAS hebben goede koppelingen, en voor andere pakketten zijn er vaak API's of import-mogelijkheden. In de quickscan checken we dit voor jullie situatie.
Wat gebeurt er met onduidelijke orders?
Die worden gemarkeerd en komen bij de binnendienst terecht, met de reden erbij. De AI verwerkt alleen wat eenduidig te herkennen is; de rest blijft mensenwerk.
Moeten onze klanten anders gaan bestellen?
Nee. Klanten mailen of bellen zoals ze gewend zijn. De automatisering zit aan jouw kant van het proces en verandert niets aan hoe klanten bij je bestellen.
Hoeveel tijd scheelt dit de binnendienst?
Dat hangt af van je ordervolume en hoeveel er nu handmatig gaat. In de quickscan rekenen we het voor jouw situatie door, op basis van jullie eigen aantallen in plaats van beloftes.
Wat is een goede eerste stap?
Vraag de gratis quickscan aan. We kijken mee met je orderstroom en systemen en laten zien welk proces zich het snelst laat automatiseren.
Ontdek AI-kansen voor jouw branche
We kijken kort mee waar AI of n8n in jouw branche het verschil maakt — zonder verkooppraat.