Integratie
HubSpot koppelen aan Exact Online: van gewonnen deal tot betaalde factuur
Een koppeling tussen HubSpot en Exact Online zorgt dat een gewonnen deal automatisch een conceptfactuur wordt, dat klantgegevens in beide systemen gelijk blijven en dat de betaalstatus uit Exact terugstroomt naar het CRM. Sales en administratie kijken zo naar dezelfde werkelijkheid, zonder dat iemand nog gegevens overtypt. Wij bouwen dit via n8n en de officiële API's, met een controlemoment vóór facturen de deur uitgaan.
- Deal gewonnen in HubSpot? De conceptfactuur staat automatisch klaar in Exact
- Klant- en bedrijfsgegevens blijven in beide systemen automatisch gelijk
- Betaalstatus uit Exact zichtbaar op de klantkaart in HubSpot
Nog niet klaar om iets in te sturen? Doe eerst de gratis AI-check — klaar in 1 minuut.
Waarom deze koppeling nuttig is
Alles dubbel invoeren
Een nieuwe klant wordt in HubSpot aangemaakt en daarna nóg een keer in Exact — met tikfouten en verschillen als gevolg.
Van deal naar factuur duurt dagen
Sales wint de deal, maar de factuur wacht tot iemand van administratie de gegevens heeft overgenomen.
Sales ziet de betaalstatus niet
Accountmanagers bellen vrolijk klanten na terwijl er nog een factuur openstaat — of andersom, ze weten niet dat er al betaald is.
Omzet per klant is een zoektocht
Wat een klant werkelijk oplevert staat in Exact; wat er speelt staat in HubSpot. Niemand ziet het samen.
Wat de koppeling concreet doet
Deal gewonnen → conceptfactuur
Zodra een deal naar 'gewonnen' gaat, wordt in Exact een conceptfactuur klaargezet met de juiste relatie, regels en bedragen.
Relaties synchroon
Nieuwe of gewijzigde bedrijven en contacten worden tussen HubSpot en Exact gelijk gehouden, met vaste regels over welk systeem leidend is.
Betaalstatus terug naar CRM
Betaald, openstaand of te laat: de status uit Exact verschijnt als veld op de klantkaart en kan workflows in HubSpot triggeren.
Signaal bij te late betaling
Loopt een factuur uit de termijn, dan krijgt de accountmanager automatisch een taak of melding — vóór het ongemakkelijke gesprek.
Omzet in de klantkaart
De gefactureerde omzet per klant uit Exact wordt periodiek bijgewerkt in HubSpot, zodat sales stuurt op echte cijfers.
Voorbeeldflow: van deal naar factuur en terug
- 01 StapTriggerEen deal in HubSpot bereikt de fase 'gewonnen'.
- 02 StapGegevens controlerenn8n controleert of relatie, adres en btw-gegevens compleet zijn; ontbreekt iets, dan komt er een taak voor sales.
- 03 StapFactuur klaarzettenIn Exact wordt de relatie aangemaakt of herkend en staat de conceptfactuur klaar.
- 04 StapAkkoord en versturenAdministratie keurt de factuur goed en verstuurt hem vanuit Exact.
- 05 StapStatus terugkoppelenVerstuurd, betaald of te laat — de status stroomt automatisch terug naar HubSpot.
Betrokken systemen
Voorbeelden van systemen waar automations vaak omheen worden gebouwd. Geen partner- of klantclaims.
Waarom Trizty AI voor deze koppeling
Duidelijke spelregels per veld
We leggen samen vast welk systeem leidend is per gegeven (adres, btw-nummer, contactpersoon), zodat synchronisatie nooit een vechtpartij wordt.
Factuur nooit zonder akkoord
De koppeling zet facturen klaar; mensen versturen ze. Fouten in dealgegevens komen als taak terug bij sales in plaats van bij de klant.
Klein en veilig starten
Meestal beginnen we met relatie-synchronisatie, daarna deal-naar-factuur, daarna de betaalstatus terug. Elke stap moet zich eerst bewijzen.
Gerelateerde onderwerpen
Veelgestelde vragen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, kort en eerlijk beantwoord.
Welke gegevens worden er precies gesynchroniseerd?
Dat bepalen we samen. Gebruikelijk zijn bedrijven, contactpersonen, adres- en btw-gegevens, deals die naar facturen leiden en de betaalstatus terug. Alles daarbuiten blijft gewoon in het eigen systeem.
Hoe voorkomt de koppeling dubbele relaties?
Voor het aanmaken wordt gezocht op onder meer KVK-nummer, btw-nummer, e-maildomein en naam. Bij twijfel maakt de flow niets aan maar legt hij de match voor aan een mens.
Werkt dit ook met offertes in plaats van deals?
Ja. De trigger kan ook een geaccepteerde offerte zijn, of een specifieke dealfase die jullie kiezen. De flow volgt jullie salesproces, niet andersom.
Kunnen abonnementen of termijnfacturen ook?
Ja. Voor terugkerende facturatie zetten we een schema op dat periodiek conceptfacturen klaarzet op basis van de afspraken in de deal, inclusief indexatie of einddatum.
Werkt hetzelfde ook met Pipedrive of een ander CRM?
Ja. Hetzelfde patroon bouwen we ook tussen Pipedrive en Exact, of met Moneybird als boekhoudpakket. De logica blijft gelijk; alleen de API-stappen verschillen.
Bespreek je koppeling
Beschrijf welke systemen je wilt koppelen. We adviseren n8n of maatwerk API.