Proces
Documenten verwerken met AI voor advocatenkantoren
Advocatenkantoren verwerken documenten met AI door binnenkomende stukken automatisch te laten herkennen, samenvatten en in het juiste dossier te plaatsen. AI leest processtukken, contracten en correspondentie, benoemt ze volgens jullie naamgeving en zet termijnen en actiepunten klaar. De advocaat of secretaresse controleert, het handmatige sorteer- en overtypwerk verdwijnt.
- Binnenkomende stukken automatisch herkend en in het juiste dossier geplaatst
- Samenvattingen en termijnen per stuk klaargezet ter controle
- Consequente naamgeving volgens de afspraken van jullie kantoor
- Vertrouwelijkheid geborgd: data blijft binnen jullie omgeving
Nog niet klaar om iets in te sturen? Doe eerst de gratis AI-check — klaar in 1 minuut.
Herkenbaar op jullie kantoor?
Uren kwijt aan sorteren en opslaan
Elke dag komen stukken binnen via mail, post en portalen. Ze op de juiste plek krijgen, met de juiste naam, kost secretariaat en advocaten samen uren per week.
Termijnen zitten verstopt in stukken
Een beroepstermijn of reactietermijn staat ergens in een brief of vonnis. Wordt die niet direct in de agenda gezet, dan hangt de bewaking van één paar ogen af.
Dossiers zijn nooit helemaal bij
Stukken blijven in mailboxen hangen. Wie het dossier opent, weet niet zeker of alles erin zit — en zoekt voor de zekerheid alsnog de hele mailbox door.
Naamgeving verschilt per persoon
De één noemt het 'conclusie van antwoord', de ander 'CvA def v2'. Terugvinden kost tijd, en bij overdracht van een dossier begint het uitzoeken opnieuw.
Wat je kunt automatiseren rond documenten
Binnenkomende post en mail verwerken
Stukken uit de mailbox en gescande post worden herkend op zaak en documenttype, en als voorstel in het juiste dossier gezet met de juiste naam.
Termijnen signaleren
AI haalt termijnen en data uit vonnissen, brieven en processtukken en zet ze klaar voor de agenda en de termijnenbewaking, ter controle van de behandelaar.
Stukken samenvatten
Van elk binnengekomen stuk staat een korte samenvatting klaar, zodat de advocaat in één oogopslag ziet wat er speelt voordat het stuk wordt gelezen.
Dossiers compleet houden
Bijlagen en correspondentie die bij een zaak horen worden automatisch verzameld, zodat het dossier de werkelijkheid is en niet de mailbox.
Aanleverstukken van cliënten verwerken
Stukken die cliënten aanleveren, bijvoorbeeld bij een intake, worden gecontroleerd op volledigheid. Ontbreekt iets, dan staat een verzoek om aanvulling klaar.
Zo werkt de documentenflow op een advocatenkantoor
- 01 StapStuk komt binnenEen document komt binnen via mail, scan of een portaal en wordt opgepakt door de flow, zonder dat iemand het hoeft door te sturen.
- 02 StapAI herkent en leestAI bepaalt om welke zaak het gaat en wat voor stuk het is, en haalt de kern eruit: partijen, data, termijnen en gevraagde acties.
- 03 StapVoorstel klaargezetHet stuk krijgt de juiste naam volgens jullie conventie en staat als voorstel klaar in het juiste dossier, met samenvatting en eventuele termijnen.
- 04 StapBehandelaar controleertDe secretaresse of advocaat keurt het voorstel goed of past het aan. Pas daarna is het stuk definitief opgeslagen en staan termijnen in de agenda.
- 05 StapDossier en agenda bijHet dossier is compleet, de termijn staat in de bewaking en het team ziet in één oogopslag wat er is binnengekomen.
Werkt met de systemen die kantoren al gebruiken
Voorbeelden van systemen waar automations vaak omheen worden gebouwd. Geen partner- of klantclaims.
Waarom dit past bij een advocatenkantoor
Vertrouwelijkheid voorop
We richten de flow zo in dat stukken binnen jullie eigen omgeving blijven en er duidelijke afspraken zijn over welke AI-verwerking waar plaatsvindt.
De jurist beslist
AI sorteert, benoemt en vat samen — maar niets wordt definitief zonder controle. Termijnen komen pas in de bewaking na akkoord van de behandelaar.
Klein en aantoonbaar beginnen
We starten met één stroom, bijvoorbeeld binnenkomende mail in één praktijkgroep. Zo ziet het kantoor eerst het effect voordat we verder uitbouwen.
Gerelateerde onderwerpen
Veelgestelde vragen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, kort en eerlijk beantwoord.
Is dit veilig genoeg voor vertrouwelijke dossiers?
Dat is de kern van de inrichting. We bepalen samen welke verwerking binnen jullie eigen omgeving draait, welke leveranciers eventueel worden gebruikt en wat daar contractueel over vastligt. Stukken worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen en de toegang volgt jullie bestaande rechtenstructuur.
Werkt dit met ons dossiersysteem of DMS?
Veel juridische pakketten hebben een API of werken met gekoppelde mappen in Microsoft 365 of SharePoint. In een gratis quickscan bekijken we hoe jullie systeem stukken kan ontvangen en welke route het beste past.
Hoe betrouwbaar is het herkennen van termijnen?
AI is goed in het vinden van data en termijnen in stukken, maar de bewaking blijft mensenwerk: elk termijnvoorstel wordt door de behandelaar gecontroleerd voordat het in de agenda komt. Het systeem is een extra paar ogen, geen vervanging van de termijnenbewaking.
Verandert er iets aan hoe cliënten stukken aanleveren?
Dat hoeft niet. De flow werkt met wat er nu al binnenkomt via mail, scan of portaal. Wil je het cliënten makkelijker maken, dan kan een eenvoudig aanleverformulier de kwaliteit van de aanlevering verder verbeteren.
Wat kost het om hiermee te beginnen?
Dat hangt af van de documentstromen en systemen op jullie kantoor. We beginnen bewust klein, zodat de investering beperkt blijft en het resultaat snel zichtbaar is. Een gratis quickscan geeft vooraf een concreet beeld van wat het oplevert.
Laat dit proces beoordelen
Stuur je proces in. We bekijken of automatisering, AI of een API-koppeling logisch is.