Proces
Documenten verwerken voor transportbedrijven
Transportbedrijven automatiseren documentverwerking door CMR's, vrachtbrieven, afleverbonnen en inkoopfacturen met AI uit te laten lezen. De gegevens worden gekoppeld aan de juiste rit of order in je TMS en klaargezet voor facturatie, ook als het document een foto uit de cabine is. Onduidelijke documenten komen bij een collega terecht; de rest verwerkt de flow zelf, dag en nacht.
- CMR's en afleverbonnen automatisch uitgelezen, ook van foto's uit de cabine
- Elk document gekoppeld aan de juiste rit of order in je TMS
- Ritten sneller gefactureerd omdat de bewijsstukken compleet zijn
- Chauffeurs leveren aan via foto of app, zonder papier inleveren op kantoor
Nog niet klaar om iets in te sturen? Doe eerst de gratis AI-check — klaar in 1 minuut.
Papier remt het transportbedrijf
Factureren wacht op de CMR
Een rit is pas te factureren als de getekende CMR of afleverbon binnen is. Documenten die in de cabine rondslingeren kosten zo dagen doorlooptijd.
Overtypen op de planning-afdeling
Gegevens van vrachtbrieven en bonnen worden handmatig overgenomen in TMS en boekhouding. Saai werk, en elke tikfout komt later terug.
Kwijtgeraakte bonnen
Papieren documenten raken zoek tussen cabine, loods en kantoor. Bij een klacht of controle is het bewijsstuk dan nergens te vinden.
Statusvragen zonder document
Klanten vragen om een afleverbewijs of statusupdate, maar het document is nog onderweg naar kantoor. Dat kost belletjes en geloofwaardigheid.
Documentstromen die je automatiseert
CMR's en vrachtbrieven uitlezen
AI herkent afzender, ontvanger, kenteken, colli en handtekening op de CMR en zet de gegevens gestructureerd bij de juiste rit.
Afleverbewijzen direct naar de klant
Zodra de getekende bon binnen is, kan het afleverbewijs automatisch bij de order en desgewenst direct naar de klant worden gestuurd.
Ritten klaarzetten voor facturatie
Als alle documenten van een rit compleet zijn, wordt de factuurregel voorbereid in je boekhouding. Ontbreekt iets, dan zie je dat meteen.
Inkoopfacturen van charters en brandstof
Facturen van charters, tol en brandstof worden uitgelezen, gekoppeld aan de juiste rit of kostenplaats en klaargezet voor de boekhouding.
Douane- en vervoerdocumenten archiveren
Alle documenten komen doorzoekbaar en per rit geordend in je archief, zodat je bij vragen of controles alles direct terugvindt.
Van cabinefoto tot factuurregel
- 01 StapChauffeur maakt een fotoDe getekende CMR of bon gaat via WhatsApp, app of mail naar de flow. Geen papier meer inleveren op kantoor.
- 02 StapAI leest het document uitHet documenttype wordt herkend en de belangrijkste velden worden uitgelezen, ook bij een scheve of matige foto.
- 03 StapKoppeling aan rit of orderOp basis van ritnummer, kenteken, datum en adressen wordt het document aan de juiste rit in je TMS gekoppeld.
- 04 StapControle waar nodigOnleesbare of afwijkende documenten komen in een controlelijst voor een collega. De rest gaat automatisch door.
- 05 StapFacturatie en archiefComplete ritten worden klaargezet voor facturatie en alle stukken staan geordend in het digitale archief.
Sluit aan op je transportsystemen
Voorbeelden van systemen waar automations vaak omheen worden gebouwd. Geen partner- of klantclaims.
Wat dit een transportbedrijf oplevert
Dagen eerder factureren
Documenten zijn binnen zodra de chauffeur een foto maakt. De tijd tussen lossen en factureren wordt fors korter.
Kantoor van het overtypen af
De planning- en administratie-afdeling controleert alleen nog uitzonderingen in plaats van alles over te nemen.
Werkt met je bestaande TMS
We vervangen je systemen niet, we verbinden ze. De flow sluit aan op het TMS en boekhoudpakket dat je al hebt.
Gerelateerde onderwerpen
Veelgestelde vragen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, kort en eerlijk beantwoord.
Leest AI ook slechte foto's uit de cabine goed uit?
Meestal wel: moderne AI kan goed overweg met scheve, donkere of gekreukte documenten. Bij te lage zekerheid gaat het document automatisch naar een controlelijst, zodat er nooit ongemerkt verkeerde gegevens doorstromen.
Moet een digitale CMR niet via een e-CMR-systeem?
Een e-CMR is een aparte, wettelijk geregelde digitale vrachtbrief. Deze flow digitaliseert het verwerken van je huidige papieren documenten en kan naast of als opstap naar e-CMR werken. Beide kunnen prima samengaan.
Werkt dit samen met ons TMS?
Veel TMS-pakketten hebben een API of importmogelijkheid waar we op aansluiten. In de quickscan kijken we naar jullie pakket en bepalen we de beste route: rechtstreekse koppeling, import of een tussenoplossing.
Wat moeten chauffeurs hiervoor doen?
Alleen een foto maken en versturen via het kanaal dat ze al gebruiken, zoals WhatsApp of de bestaande app. Er komt geen ingewikkelde extra app of registratie bij.
Waar beginnen we het beste mee?
Meestal met de documentstroom die facturatie ophoudt: de getekende CMR's en afleverbonnen. Daarna volgen inkoopfacturen en het archief. Met een gratis quickscan brengen we in kaart waar bij jullie de meeste dagen te winnen zijn.
Laat dit proces beoordelen
Stuur je proces in. We bekijken of automatisering, AI of een API-koppeling logisch is.