Proces
Planning automatiseren voor transportbedrijven
Je automatiseert transportplanning door aanvragen uit mail en klantportalen automatisch te laten uitlezen en als geplande rit voor te stellen in je planning. AI kijkt daarbij naar beschikbare wagens, chauffeurs, laad- en lostijden en bestaande ritten. De planner ziet het voorstel, schuift waar nodig en keurt goed — het overtypen en uitzoekwerk is al gedaan.
- Aanvragen uit mail en portalen direct als ritvoorstel in je planning
- Rekening met wagens, chauffeurs, rijtijden en vaste klantafspraken
- Wijzigingen en spoedritten zonder dat het hele planbord omvalt
- De planner beslist, het systeem doet het uitzoekwerk
Nog niet klaar om iets in te sturen? Doe eerst de gratis AI-check — klaar in 1 minuut.
Herkenbaar op de planning?
Aanvragen komen overal vandaan
Mail, telefoon, klantportalen en EDI door elkaar. De planner is uren kwijt aan overtypen voordat er ook maar iets gepland is.
Alles hangt op één of twee planners
De kennis over klanten, chauffeurs en handigheidjes zit in hoofden. Valt een planner uit, dan wordt het meteen spannend.
Wijzigingen gooien de dag om
Een afgekeurde lading, file of zieke chauffeur betekent schuiven, bellen en mailen. Ondertussen komen er gewoon nieuwe aanvragen bij.
Lege kilometers blijven onzichtbaar
Zonder goed overzicht zie je pas achteraf welke ritten half leeg reden en waar combinaties mogelijk waren geweest.
Wat kun je automatiseren rond transportplanning?
Aanvragen automatisch inlezen
Transportorders uit mail, bijlagen en portalen worden uitgelezen en compleet klaargezet: adressen, tijdvensters, lading en referenties.
Ritvoorstellen op het planbord
Nieuwe orders worden als voorstel in de planning gezet, passend bij beschikbare wagens, chauffeurs en bestaande ritten.
Signalen bij knelpunten
Dreigt een tijdvenster of rijtijd in de knel te komen, dan krijgt de planner een melding voordat het een probleem wordt.
Statusvragen automatisch beantwoord
Klanten die vragen waar hun zending blijft, krijgen automatisch een antwoord op basis van de actuele ritstatus.
Van rit naar administratie
Afgeronde ritten worden met de juiste gegevens doorgezet naar facturatie en urenregistratie, zonder overtypen.
Zo ziet de planningsflow eruit
- 01 StapOrder komt binnenVia mail, portaal of EDI. De order wordt herkend, uitgelezen en gecontroleerd op ontbrekende gegevens.
- 02 StapAI stelt een rit voorOp basis van wagens, chauffeurs, tijdvensters en bestaande ritten komt er een planvoorstel op het bord.
- 03 StapDe planner beslistVoorstellen worden goedgekeurd of verschoven. De planner houdt het overzicht en de eindverantwoordelijkheid.
- 04 StapChauffeur en klant weten ervanRitinformatie gaat naar de boordcomputer of chauffeursapp; de klant krijgt automatisch een bevestiging.
- 05 StapAfronden en facturerenNa aflevering gaan rit- en urengegevens door naar de administratie, klaar voor facturatie.
Werkt met de systemen die je al gebruikt
Voorbeelden van systemen waar automations vaak omheen worden gebouwd. Geen partner- of klantclaims.
Waarom dit werkt voor transportbedrijven
De planner blijft de baas
AI doet voorstellen en het uitzoekwerk; goedkeuren en schuiven blijft mensenwerk. Zo blijft de kwaliteit van je planning geborgd.
Aansluiten op je TMS
We bouwen om je bestaande TMS en planbord heen, niet ervoor in de plaats. Geen migratie, geen nieuw pakket leren.
Klein beginnen
We starten met één stroom, bijvoorbeeld orders uit mail automatisch inlezen. Daarna bouwen we stap voor stap uit.
Gerelateerde onderwerpen
Veelgestelde vragen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, kort en eerlijk beantwoord.
Vervangt dit onze planners?
Nee. Het systeem neemt het overtypen, uitzoeken en rekenen over, zodat planners hun tijd kunnen besteden aan de keuzes die er echt toe doen: klanten, chauffeurs en uitzonderingen. De ervaring van je planners blijft juist het verschil maken.
Werkt dit met ons TMS-pakket?
In de meeste gevallen wel. Veel TMS-pakketten hebben een API of kunnen bestanden uitwisselen; daar sluiten we met n8n op aan. In de quickscan kijken we concreet naar jouw pakket en wat daarmee mogelijk is.
Wat gebeurt er bij spoedritten en verstoringen?
Spoedorders worden herkend en met voorrang aan de planner voorgelegd, inclusief een voorstel waar ze in de planning passen. Bij verstoringen ziet de planner direct welke ritten geraakt worden, zodat er snel geschoven kan worden.
Kunnen klanten zelf hun status zien?
Dat kan op meerdere manieren: automatische statusmails, antwoorden op binnenkomende vragen of een koppeling met jullie klantportaal. Zo hoeft de planning niet steeds gestoord te worden voor waar-is-mijn-zending-vragen.
Moeten onze orders al digitaal binnenkomen?
Nee. Juist orders die als mail of pdf binnenkomen zijn geschikt om automatisch uit te lezen. EDI-stromen die al digitaal lopen laten we gewoon staan; de winst zit in alles wat nu nog met de hand wordt overgetypt.
Laat dit proces beoordelen
Stuur je proces in. We bekijken of automatisering, AI of een API-koppeling logisch is.