Proces
Werkbonnen digitaliseren voor installatiebedrijven
Monteurs leveren hun werkbon aan zoals ze dat nu doen: op papier, als foto in WhatsApp of via een app. AI leest de bon uit, herkent uren, materiaal en het adres, en koppelt alles aan de juiste klus of het juiste onderhoudscontract. De binnendienst controleert het resultaat en de factuurregels staan klaar — vaak dezelfde dag nog.
- Werkbonnen uit papier, foto's en appjes automatisch uitgelezen
- Uren en materiaal direct gekoppeld aan de juiste klus of het contract
- Factuurregels staan klaar in je boekhouding of ERP
- Binnendienst controleert alleen nog de twijfelgevallen
Nog niet klaar om iets in te sturen? Doe eerst de gratis AI-check — klaar in 1 minuut.
Herkenbaar voor installatiebedrijven?
Bonnen komen te laat of niet binnen
Werkbonnen liggen in de bus, blijven in een jaszak zitten of komen als vage foto in de groepsapp. Facturatie schuift op en er verdwijnt weleens een bon.
Avonden overtypen
De binnendienst typt uren, materiaal en omschrijvingen over in de administratie. Dubbel werk, en bij drukte loopt de achterstand op.
Materiaal wordt vergeten
Kleinmateriaal en meerwerk staan wel op de bon, maar halen de factuur niet. Dat is directe marge die je laat liggen.
Storing of contract? Geen overzicht
Of werk onder een onderhoudscontract valt of los gefactureerd moet worden, moet iemand per bon uitzoeken. Dat kost tijd en gaat soms mis.
Wat kun je automatiseren?
Foto van de bon direct verwerkt
De monteur stuurt een foto via WhatsApp of de werkbon-app. AI leest de bon uit en zet uren, materiaal en werkomschrijving klaar bij de juiste klus.
Meerwerk apart gesignaleerd
Werk dat buiten de opdracht of het onderhoudscontract valt wordt herkend en apart klaargezet, zodat je het bewust kunt factureren.
Urenregistratie automatisch gevuld
Gewerkte uren van de bon stromen door naar je urenregistratie of projectadministratie, zonder dat de monteur iets dubbel invoert.
Materiaal afgeboekt van voorraad
Gebruikt materiaal wordt herkend en doorgezet naar je voorraad- of inkoopsysteem, zodat busvoorraad en bestellingen blijven kloppen.
Serviceverslag naar de klant
Na akkoord ontvangt de klant automatisch een nette samenvatting van de uitgevoerde werkzaamheden, in jullie eigen opmaak.
Zo ziet de workflow eruit
- 01 StapBon komt binnenPapieren bon, foto in WhatsApp of digitale bon uit je werkbon-app: alle varianten komen op één plek binnen.
- 02 StapAI leest de bon uitUren, materiaal, adres, installatie en omschrijving worden herkend — ook bij haastige handschriften wordt een voorstel gedaan, met twijfels gemarkeerd.
- 03 StapKoppelen aan klus of contractDe workflow zoekt de juiste werkorder, klant en het eventuele onderhoudscontract erbij en bepaalt of het facturabel werk is.
- 04 StapBinnendienst controleertAlleen bonnen met twijfels of meerwerk vragen om een blik. De rest staat direct goed klaar.
- 05 StapDoorzetten naar facturatieGoedgekeurde regels gaan automatisch naar je boekhouding, ERP of facturatiepakket. Klaar om te versturen.
Systemen waarmee dit werkt
Voorbeelden van systemen waar automations vaak omheen worden gebouwd. Geen partner- of klantclaims.
Waarom dit werkt
Monteurs hoeven niets nieuws te leren
De flow sluit aan op hoe je monteurs nu werken: papier, foto of app. Geen verplichte nieuwe invoerschermen op de bouwplaats.
Klein beginnen
Start met één type bon of één team, bijvoorbeeld alleen storingsbonnen. Werkt het, dan breid je uit naar onderhoud en projecten.
Controle blijft bij de binnendienst
AI zet voorstellen klaar, jouw mensen keuren goed. Niets gaat de deur uit zonder menselijke check.
Gerelateerde onderwerpen
Veelgestelde vragen
De vragen die we hierover het vaakst krijgen, kort en eerlijk beantwoord.
Werkt dit ook met handgeschreven werkbonnen?
Ja. AI leest ook handschrift, al is de kwaliteit van de foto belangrijk. Onzekere velden worden gemarkeerd, zodat de binnendienst alleen die hoeft na te kijken in plaats van de hele bon over te typen.
Moeten onze monteurs een nieuwe app installeren?
Nee, dat hoeft niet. De workflow kan aansluiten op wat je nu gebruikt: een foto via WhatsApp, een e-mail of een bestaande werkbon-app. Verandering voor de monteurs houden we bewust zo klein mogelijk.
Hoe weet het systeem of werk onder een onderhoudscontract valt?
De workflow kijkt naar het adres, de installatie en jullie contractgegevens in het ERP of de administratie. Valt de klus onder een contract, dan wordt hij daar geboekt; zo niet, dan wordt een losse factuurregel voorgesteld. Twijfelgevallen worden voorgelegd.
Wat gebeurt er als de AI iets verkeerd leest?
Elke bon krijgt een controle-stap. Velden waar de AI over twijfelt worden gemarkeerd en de binnendienst keurt goed vóór er iets in de facturatie belandt. Fouten die je corrigeert, gebruiken we om de herkenning te verbeteren.
Waar beginnen we het beste?
Meestal bij het bontype met het meeste volume, vaak storingsbonnen. In een gratis quickscan kijken we mee naar jullie bonnen en systemen en krijg je een concreet voorstel voor een eerste stap.
Laat dit proces beoordelen
Stuur je proces in. We bekijken of automatisering, AI of een API-koppeling logisch is.